1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Ai SmartSystem Arkadiusz Najder, prowadzący działalność pod adresem Popielawy 70, 97-221 Rokiciny, NIP 7732279494, REGON 389415739.
W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można skontaktować się pod adresem kontakt@aismartsystem.pl lub telefonicznie pod numerem +48 502 023 503.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.
2. Jakie dane mogą być przetwarzane
W zależności od sposobu korzystania z serwisu mogą być przetwarzane następujące dane:
- dane podane w formularzu kontaktowym: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu oraz treść wiadomości;
- dane przekazane dobrowolnie w dalszej korespondencji związanej z zapytaniem, wyceną albo realizacją projektu;
- dane techniczne zapisywane w logach serwera, takie jak adres IP, data i czas żądania, adres żądanej strony, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, jeżeli są rejestrowane przez serwer lub dostawcę hostingu;
- identyfikator sesji wykorzystywany wyłącznie w funkcjonalności formularza kontaktowego i zabezpieczeniu CSRF.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa | Przykład |
|---|---|---|
| Obsługa zapytań i kontaktu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy; w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO | odpowiedź na formularz, przygotowanie wyceny, ustalenie zakresu projektu |
| Realizacja współpracy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | ustalenia dotyczące realizowanego projektu, komunikacja z klientem |
| Obowiązki prawne | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | obowiązki podatkowe, rachunkowe lub wynikające z innych przepisów, jeżeli powstaną |
| Bezpieczeństwo i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | ochrona serwisu przed nadużyciami, wykazanie przebiegu korespondencji, dochodzenie lub obrona roszczeń |
Wysłanie formularza nie jest uzależnione od zgody marketingowej. Zaznaczenie pola przy formularzu oznacza potwierdzenie zapoznania się z niniejszą Polityką prywatności, a nie udzielenie zgody na marketing.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym działanie serwisu i obsługę korespondencji, w szczególności dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, infrastruktury IT oraz podmiotom świadczącym wsparcie techniczne, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług.
Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym tylko wtedy, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa lub wiążącego żądania uprawnionego organu.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Aktualna wersja serwisu nie wykorzystuje zewnętrznych narzędzi analitycznych ani reklamowych wymagających zapisywania marketingowych plików cookies. Jeżeli w przyszłości zostanie użyty dostawca powodujący przekazanie danych poza EOG, przekazanie będzie odbywało się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.
6. Jak długo dane są przechowywane
- dane związane z zapytaniem są przechowywane przez czas niezbędny do obsługi korespondencji i ustalenia, czy dojdzie do współpracy;
- jeżeli współpraca zostanie rozpoczęta, dane są przechowywane przez okres jej realizacji, a następnie przez okres wymagany przepisami oraz do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń, jeżeli istnieje podstawa do ich dalszego przechowywania;
- dane wynikające z obowiązków rachunkowych lub podatkowych są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami;
- logi techniczne są przechowywane przez okres ustalony przez administratora serwera lub dostawcę hostingu, nie dłużej niż jest to potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki;
- cookie sesyjne wygasa po zakończeniu sesji przeglądarki.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych danych;
- żądania usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
- żądania ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki z art. 20 RODO;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli w przyszłości określone przetwarzanie będzie odbywało się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Żądanie można przesłać na adres kontakt@aismartsystem.pl. W razie wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie Administrator może poprosić o informacje niezbędne do jej potwierdzenia.
8. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale adres e-mail oraz treść wiadomości są niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Numer telefonu jest opcjonalny, chyba że użytkownik sam wybierze kontakt telefoniczny jako preferowany sposób dalszej komunikacji.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane przekazane przez formularz kontaktowy nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne ani do profilowania marketingowego.
11. Bezpieczeństwo
Serwis wykorzystuje szyfrowane połączenie HTTPS oraz mechanizmy ograniczające nadużycia formularza, w tym token CSRF, pole typu honeypot i ograniczenie częstotliwości wysyłania wiadomości. Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji swoich zadań.
12. Pliki cookies
Serwis korzysta wyłącznie z technicznego cookie sesyjnego uruchamianego wtedy, gdy użytkownik korzysta z formularza kontaktowego. Cookie służy do utrzymania bezpiecznej sesji i ochrony formularza przed nadużyciami. Serwis nie wykorzystuje obecnie cookies reklamowych ani analitycznych.
Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce cookies.
13. Kontakt w sprawach prywatności
W sprawach związanych z prywatnością, realizacją praw lub działaniem formularza proszę o kontakt: kontakt@aismartsystem.pl.
14. Zmiany Polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany funkcjonalności serwisu, stosowanych narzędzi albo przepisów. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą aktualizacji.